DE LA FACTURE REÇUE À LA PIÈCE CONTRÔLÉE
Une facture reçue.
Une suite bien définie.
Donnez à vos équipes un parcours commun pour collecter les factures, vérifier leurs informations et suivre leur traitement sans multiplier les échanges.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Chaque facture.
Le bon statut.
- Collecte manuelle et par e-mail
- Reconnaissance et contrôle des informations
- Validation, paiement, litige et export
Collecter sans perdre l’établissement de vue
Les factures peuvent être déposées dans AlexDoc ou reçues comme pièces jointes dans une boîte dédiée. Le rattachement à l’établissement évite de laisser une pièce sans contexte dès son arrivée. Les dépôts groupés permettent de traiter plusieurs documents dans un même parcours.
La collecte ne vaut pas approbation. Une nouvelle pièce rejoint un état de travail qui permet d’examiner les informations disponibles avant toute validation. Les équipes peuvent suivre le traitement du dépôt plutôt que supposer que tout est terminé.
Préparer les données, puis vérifier la facture
L’OCR et l’enrichissement privé aident à identifier le fournisseur, la référence, les dates et les montants. La fiche rapproche ces données du PDF pour permettre un contrôle visuel. Les champs absents restent à compléter lorsque l’analyse ne fournit pas une information exploitable.
Les corrections humaines sont conservées. En particulier, une TVA absente et une TVA explicitement à zéro ne sont pas traitées comme une seule et même information : cette distinction compte pour le contrôle et la préparation comptable.
Séparer validation, paiement et litige
Un document peut être classé et encore attendre une décision. AlexDoc permet de suivre validation, paiement et litige comme des étapes distinctes. Les notes, annotations et événements documentaires aident les utilisateurs autorisés à comprendre la situation de la pièce.
Le suivi du paiement correspond à un statut de gestion renseigné dans AlexDoc. Il ne déclenche pas de virement bancaire. L’IA ne valide pas et ne paie pas automatiquement les factures.
Préparer la suite comptable
Les profils fournisseurs et les affectations par établissement limitent le besoin de reconstruire le contexte comptable à chaque facture. Les ventilations permettent de détailler les comptes HT et TVA ; les contrôles d’équilibre accompagnent la préparation des lots.
Avant la mise en service, votre comptabilité vérifie le format attendu et réalise un import de recette dans son logiciel. Un fichier exporté n’est utile que s’il correspond au fonctionnement de l’équipe qui le reçoit.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
AlexDoc effectue-t-il le paiement bancaire ?
Non. Le suivi du paiement est documentaire ; aucune opération bancaire n’est déclenchée par ce statut.
Que se passe-t-il si une information n’est pas reconnue ?
Elle reste à compléter ou à contrôler par un utilisateur. La reconnaissance assistée ne remplace pas la vérification du document.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
Commençons par vos besoins.
Une démonstration autour de vos usages, de vos équipes et de votre comptabilité.
Découvrir AlexDoc avec un expert ↗