L’INFORMATION AU BON ENDROIT
Retrouvez la pièce.
Avec tout son contexte.
Une référence partielle, un fournisseur ou un montant : AlexDoc vous permet de croiser plusieurs informations pour retrouver le document utile.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Moins de dossiers
à ouvrir.
Plus de repères.
- Recherche dans le contenu des documents
- Filtres simples et critères avancés
- Dossiers, favoris de recherche et aperçu PDF
Partir de ce que vous connaissez
Vous ne connaissez pas toujours le nom du fichier. La recherche documentaire permet de partir du texte reconnu, d’une référence ou d’un fournisseur. Les critères disponibles servent à réduire le périmètre jusqu’à retrouver la pièce recherchée.
Les filtres peuvent combiner établissement, dates, montants, type ou statut. Pour les cas plus précis, la recherche experte permet d’exprimer plusieurs conditions. Les résultats restent soumis au périmètre de droits de l’utilisateur.
Conserver les recherches qui servent vraiment
Une recherche récurrente peut être enregistrée pour éviter de reconstruire ses critères. Par exemple, une équipe peut avoir besoin de retrouver régulièrement les factures d’un fournisseur ou les pièces d’un établissement dans un statut précis.
Les dossiers offrent une autre organisation pour réunir les pièces d’un sujet. Le classement et les filtres se complètent : le premier donne des repères métier, les seconds permettent une sélection dynamique.
Vérifier le résultat dans le document
L’aperçu PDF permet de confronter l’index au contenu réel de la pièce. Les outils de consultation facilitent la lecture, le zoom, la navigation entre les pages et la recherche de texte disponible.
Les versions, notes et annotations contribuent à comprendre le contexte. Les originaux restent conservés et la version consultée doit être distinguée des autres états du document, notamment lorsque le scan d’origine contient plusieurs pages ou pièces.
Faire évoluer le classement avec vos usages
Une arborescence trop détaillée peut devenir aussi difficile à utiliser qu’un répertoire partagé. Lors de la mise en place, nous partons des recherches réellement effectuées par vos équipes pour choisir les champs et dossiers utiles.
Une recette avec des questions concrètes est plus utile qu’une liste de filtres : retrouver une facture contestée, un achat d’une période ou une pièce attendue par la comptabilité.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
La recherche affiche-t-elle tous les documents de l’entreprise ?
Elle affiche les documents accessibles à l’utilisateur selon ses droits et ses établissements autorisés.
Peut-on rechercher dans un scan ?
L’OCR prépare le texte des scans pour la recherche. La qualité et la lisibilité du document influencent la reconnaissance.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
Commençons par vos besoins.
Une démonstration autour de vos usages, de vos équipes et de votre comptabilité.
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