LA GESTION DOCUMENTAIRE, DE BOUT EN BOUT
Vos documents réunis.
Votre travail simplifié.
AlexDoc est un logiciel de gestion électronique des documents pour les PME et les équipes administratives. Il relie collecte, classement, consultation et traitement des factures dans un même parcours.
CE QUI CHANGE AU QUOTIDIEN
Un espace commun.
Des usages concrets.
- Collecter et reconnaître les pièces
- Classer, rechercher et consulter
- Contrôler, suivre et préparer les exports
Un point d’entrée pour vos documents
Un scan reçu par e-mail, une facture téléchargée, une pièce bureautique : chaque source a sa place dans votre organisation. AlexDoc accepte le dépôt manuel et peut collecter les pièces jointes de boîtes e-mail dédiées. L’établissement choisi accompagne le document dans son traitement.
Les traitements documentaires sont suivis après le dépôt. L’OCR rend le contenu exploitable pour la recherche ; l’enrichissement par IA privée peut compléter certaines informations absentes. Les propositions restent à vérifier par vos utilisateurs.
Retrouver une pièce avec son contexte
La GED rassemble les pièces, leur contenu et leurs index. Vous pouvez rechercher une référence, filtrer par fournisseur, montant ou établissement, puis consulter le PDF associé. Les dossiers et recherches enregistrées permettent de retrouver un ensemble de travail sans refaire chaque sélection.
Dans la fiche, le document reste au centre. Versions, notes et annotations apportent le contexte utile à la consultation. Les originaux sont conservés ; une annotation ou une nouvelle version ne remplace pas silencieusement la source.
Relier le classement aux décisions
Une facture classée ne signifie pas nécessairement une facture validée. AlexDoc distingue les étapes : informations à compléter, validation, suivi du paiement, litige et préparation comptable. Vos équipes disposent ainsi d’un vocabulaire commun pour comprendre ce qui reste à faire.
Les actions sont historisées et les droits documentaires sont définis explicitement. Un utilisateur intervient dans son périmètre autorisé ; les besoins d’accès par établissement sont organisés lors de la mise en place.
Mettre en place une GED qui sera utilisée
Le projet commence par vos habitudes actuelles : qui reçoit les documents, qui les contrôle, qui les recherche et qui les transmet à la comptabilité ? Expertis’IT traduit ces usages en paramètres, profils, droits et parcours de prise en main.
La démonstration sert à vérifier les situations importantes pour vous. Les reprises de documents et formats comptables font l’objet d’un périmètre et d’une recette avant la bascule.
VOS QUESTIONS
Précisons
l’essentiel.
La GED est-elle seulement un espace de stockage ?
Non. Le stockage est une base ; la recherche, les informations associées, les droits et les étapes de traitement donnent aux documents un usage collectif.
Peut-on traiter des documents autres que des factures ?
Oui, AlexDoc permet de déposer et classer différents documents PDF et bureautiques. Les fonctions comptables s’appliquent aux pièces qui en relèvent.
LE PROCHAIN DOCUMENT, ON EN PARLE ?
Votre prochaine GED.
Commençons par vos besoins.
Une démonstration autour de vos usages, de vos équipes et de votre comptabilité.
Découvrir AlexDoc avec un expert ↗